Rabu, 14 Agustus 2019

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Kerja Yang Baik Dan Benar

·   0


Standar Operasional Prosedur (SOP) seringkali dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk tercapainya kualitas dan kuantitas pekerjaan yang sama meski berada pada lokasi atau cabang yang berbeda. SOP merupakan sebuah aturan atau langkah-langkah kerja yang dibuat oleh perusahaan untuk memudahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan benar dan baik. Tidak hanya untuk kemudahan karyawan saja dalam bekerja, SOP juga bermanfaat untuk meminimalisir kesalahan, baik dari luar ataupun dalam.
Pada proses penyusunan SOP perusahaan, dilakukan secara seksama dan cermat untuk menghindari adanya kesalahan kerja, selain itu yang lebih utama karena SOP akan menjadi acuan baku yang harus dipatuhi oleh setiap karyawan. Meski SOP sangat mungkin mengalami revisi, namun dalam pembuatannya harus dilakukan sebaik mungkin sejak awal. Secara umum, penyusunan SOP bisa dilihat pada penjelasan berikut ini:
1.    Penentuan Anggota Pembentuk
Dalam perumusan SOP, salah satu bagian perusahaan yang memiliki andil penting dalam pembuatannya adalah bagian Human Resource Department (HRD), sementara yang lainnya dapat diwakilkan oleh masing-masing kepala divisi atau departemen karena seorang kepala divisi bertugas untuk mengawasi bawahannya, mengetahui cara kerja dan lainnya. Sedangkan untuk pihak luar atau eksternal, dapat diwakilkan oleh konsultan yang memahami cara kerja atau prosedur perusahaan. Pemilihan anggota tim pembentuk hendaknya mereka yang memang memahami bagaimana prosedur kerja atau sistem kerja perusahaan sehingga pembentukan SOP dapat benar-benar dilakukan dengan baik, terarah dan efesien.
2.    Pemetaan Bisnis
Jika SOP sudah terbentuk dan dijalankan, maka anggota tim pembentuk bertugas menjadi pengawas dengan mempelajari bagaimana proses perkembangan bisnis perusahaan saat pertama kali SOP dijalankan. Apakah ada perkembangan yang baik atau buruk terhadap bisnis perusahaan? Apa yang terjadi dari mulai proses penjualan hingga produk sampai ke konsumen? Dokumen apa yang kiranya diperlukan dan sebagainya. Setiap divisi akan dilakukan audit dan analisa untuk menemukan sebuah gambaran akan perkembangan bisnis dan apa saja yang terjadi.  Selain itu, dengan adanya pemetaan proses bisnis, dapat dilihat hubungan antar departemen dengan jelas lewat dokumen yang ada.
3.    Rekapitulasi Data
Apabila pemetaan bisnis dala perusahaan sudah dilakukan, mulai dari yang besar hingga yang kecil, maka hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah pendataan. Semua data dan dokumen hendaknya dicatat dengan jelas serta detail. Beberapa dokumen penting yang harus ada pada perusahaan seperti akunting, invoice, penjualan, retur produk dan sebagainya. Hal penting lainnya yang tidak boleh diabaikan saat melakukan persetujuan dokumen adalah siapa yang bertanggung jawab atau menandatangani dokumen.
4.    Flowchart Dan Narasi
Untuk memudahkan orang lain atau pegawai mengetahui data yang masuk serta hubungan antar proses, maka setiap detail proses dirangkum dalam bentuk flowchart. Penggambaran proses dalam bentuk flowchart yang dilengkapi dengan narasi, dapat meringkas dan memberikan informasi lebih mudah mengenai siapa yang bertanggung jawab terhadap setiap tindakan kerja, siapa saja yang mengerjakannya, jenis dokumen apa saja yang diperlukan hingga kemungkinan yang terjadi beserta solusi untuk menangani permasalahan yang mungkin terjadi tersebut.
5.    Pemeriksaaan Flowchart Dan Narasi
Pembuatan flowchart dan narasi yang sudah selesai, tidak langsung dipublikasikan tetapi harus melalui pemeriksaan ulang, caranya bisa dengan membagikannya ke masing-masing departemen di perusahaan. Tujuan pemeriksaan ini tentu saja agar adanya koreksi serta penambahan atau masukan dari kepala departemen atau anggota tim lain guna memperoleh hasil akhir yang baik.
6.    Simulasi
Tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah uji coba atau simulasi SOP. Tiap langkah kerja apa itu SOP yang sudah dibuat dilakukan simulasi untuk mengetahui apakah ada kekurangan atau perbaikan yang harus dilakukan atau tidak.
7.    Penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Jika uji coba sudah dilakukan beberapa kali dan hasilnya sudah baik dan layak untuk dibakukan, maka Standar Operasional Prosedur (SOP) sudah dapat dibentuk dan dinyatakan baku. SOP kemudian diberitahukan kepada masing-masing kepala departemen untuk dijalankan secara bersama oleh masing-masing karyawan.

Subscribe to this Blog via Email :